Senin 24 Juni 2024
EPIS PROCUREMENT

Proses Approval Pengajuan

Pantau proses dan rekapitulasi status alur approval seluruh pengajuan barang secara transparan.

Kembali ke Dashboard
24 Total Pengajuan
5 Menunggu Approval
17 Sudah Di-Approve
2 Ditolak
Geser ke samping untuk melihat seluruh data
ID PENGAJUAN PENGAJU KEGIATAN & BARANG DIVISI PROGRESS APPROVAL TANGGAL AKSI
Menampilkan 5 pengajuan Sistem Procurement Terintegrasi EPIS
REQ-63441

Detail Pengajuan Barang

Diajukan oleh Nadia Putri pada 24 Jun 2024.

BARANG DIAJUKAN Standing Banner

6 unit · Brand Activation

Pengaju Nadia Putri
Kontak 0812-8490-1123
Divisi Marketing
Unit SMA
✓ Principal Approved
✓ Purchasing Approved
3 Accounting Pending
PANDUAN OPERASIONAL SISTEM

Panduan & Tata Cara Procurement

Standar alur pengajuan barang, verifikasi bertingkat 3-layer, dan pengambilan barang di lingkungan EPIS Connect.

1

Pengisian Form Pengajuan Barang Submitter

Pengaju (Guru/Staf) membuka form landing page publik, memilih Unit (TK/SD/SMP/SMA/Operational) & Divisi terkait, mencantumkan nama kegiatan, serta melampirkan rincian item barang (nama, jumlah, satuan, referensi link). Berkas langsung memperoleh nomor registrasi unik REQ-YYYYMMDD-XXXX.

Formulir Digital Multi-Item Live Tracking
2

Verifikasi 3-Layer Approval Bertingkat Hierarki Persetujuan

Persetujuan berjalan berurutan secara otomatis:
• Layer 1 (PIC Divisi / Kepala Sekolah): Menilai urgensi dan kebutuhan internal unit/divisi.
• Layer 2 (Purchasing - Ari Wibawa): Memeriksa ketersediaan stok, harga pasar, dan vendor.
• Layer 3 (Accounting - Dewi Irma Fitriani): Verifikasi anggaran yayasan dan otorisasi pencairan dana.

L1: Unit/Divisi L2: Purchasing L3: Accounting
3

Status & Pelacakan Transparan Status Pipeline

Progres berkas dipantau secara transparan melalui portal pelacakan:
• PENDING: Menunggu verifikasi Layer 1.
• IN_PROGRESS: Disetujui Layer 1, menunggu Purchasing/Accounting.
• APPROVED: Disetujui penuh oleh seluruh 3 layer.
• REJECTED: Ditolak pada salah satu layer dengan catatan penolakan transparan.

4

Penyiapan & Serah Terima Barang Fulfillment

Setelah disetujui penuh:
• Status Ready to Pick-up: Tim Purchasing menyiapkan fisik barang dan menandainya siap diambil.
• Status Picked Up: Pengaju mengambil barang dan status dialihkan via toggle kapsul di dashboard, lalu berkas otomatis tersimpan rapi ke History.

Ready to Pick-up Picked Up History
5

Fitur Dashboard & Swipe Card Metrik Approver Tools

Approver dapat memantau antrean berkas secara real-time:
• Overview Dashboard: Metrik real-time & Donut Chart SVG langsung melalui sistem terintegrasi EPIS Connect.
• Swipe Card Dual-Mode: Khusus akun Purchasing & Accounting, geser (*swipe/drag*) kartu untuk beralih antara Statistik Keseluruhan dan Statistik Layer 1 Internal.
• Proses Approval: Menyetujui atau menolak berkas dengan catatan alasan instan.

Realtime System Sync Swipe Gesture Dual-Role Filter